Focus vanaf nu op de 'exceptions' - 26-07-2016

Verbeter uw voorraadbeheerproces door te focussen op de ‘exceptions’

 

Voorraadbeheer is een begrip dat bedrijven en scholen al jaren bezighoudt. Grote retailbedrijven worstelen vandaag de dag met voorraadbeheervraagstukken door complexer wordende supply chains door opkomst van onder andere omnichannels. Daarentegen geeft ruim 30 procent van de MKB-bedrijven aan het lastig te vinden om efficiënt voorraadbeheer op te zetten. Scholen en universiteiten besteden aandacht aan het vinden van economische optima binnen het voorraadbeheer. Maar wat als de afzet opeens sterk stijgt of daalt? Daar hebben deze modellen niet direct een passend antwoord op. Hoe gaat u als bedrijf daarmee om en bent u in staat om daar snel op te kunnen anticiperen?

 

Scholen en universiteiten besteden hoofdzakelijk aandacht aan de cijfermatige benadering van (het teveel of te weinig aan) voorraden. Ze kijken vooral naar de cijfers, de voorraden en de servicegraad. De behandelde methodieken zijn erop gericht om op basis van economische berekeningen een optimum te vinden tussen voorraadkosten, bestelkosten en zogenaamde ‘nee-verkoopkosten’.

 

Deze methodieken zijn echter niet altijd een garantie voor succes in de praktijk. Bij bedrijven waar afzet zich volgens een normaal verdeeld patroon gedraagt, zullen deze modellen prima toepasbaar zijn. Op het moment dat de afzet opeens sterk stijgt of juist daalt, zal er een voorraadtekort of -overschot optreden omdat het voorraadbeheermodel hier simpelweg niet op had gerekend. Met name in project gedreven business en retailomgevingen zal dit probleem worden herkend. Om dit probleem te voorkomen kan een bedrijf twee dingen doen: 

Een forecast creëren die op basis van factoren zoals het verschil in seizoenen of levenscyclus de afzet relatief juist kan voorspellen. De voorraadbeheerparameters worden hier aangekoppeld. De tweede optie is om het bedrijfsproces zo in te richten dat producten die zich ‘anders gedragen’ qua afzetpatroon tijdig worden gemeld door het systeem aan de planner zodat hij actie kan ondernemen om besteladviezen aan te passen.

 

U voelt het vast al aankomen. De eerste oplossing klinkt mooi, maar is niet altijd even realistisch. Onvoorziene factoren kunnen ervoor zorgen dat uw forecast veel te hoog of veel te laag uitvalt. Daarom moeten bedrijven het voorraadbeheersproces zo inrichten dat de planner tijdig wordt geïnformeerd als er een voorraadtekort of -overschot dreigt te ontstaan. Hij zal hierdoor in staat zijn om tijdig besteladviezen aan te passen en intern te analyseren waarom een bepaald product zich op een afwijkende manier heeft gedragen.

 

De verschillende voorraadbeheermethodieken zijn een uitstekende manier om economische optima te bepalen tussen voorraadkosten, bestelkosten en ‘nee-verkoopkosten’. Door een juiste forecast te koppelen aan voorraadparameters creëert een bedrijf een betere productbeschikbaarheid. Om voorbereid te zijn op uitzonderingen in de vraag van de klant moeten systemen zo worden ingericht dat de planner/inkoper hier tijdig een melding van krijgt. Hierdoor verandert het voorraadbeheer naar ‘management by exceptions’. De inkoper/planner houdt zich bezig het bijstellen van voorraadparameters voor de zogenaamde ‘exceptions’. Alles wat zich rond een normaal verdeeld afzetpatroon gedraagt, hoeft hij niet naar om te kijken en zal automatisch worden ingekocht bij de leveranciers. Op deze manier heeft u als bedrijf veel meer grip op (incourante) voorraden.

 

Herkent u de business van uw bedrijf in dit verhaal of zou u graag uw voorraadbeheer willen verbeteren? Voelt u zich vooral vrij om contact op te nemen met MLM Logistics Support. MLM Logistics Support beschikt over de beste Junior Consultants die u graag met uw problemen helpen. U kunt voor al uw vragen en eventuele interesses over dit onderwerp contact opnemen met arjan@mlmlogisticssupport.nl.

Deze blog is geschreven door Arjan Markestein. Arjan is sinds juni Junior Consultant bij MLM Logistics Support. Arjan is een gemotiveerde student Logistiek & Economie. Naast dat hij in zijn vrije tijd graag sportief bezig is, is hij altijd op zoek naar uitdagingen binnen de logistiek. Zijn passie en voornaamste kennis ligt op het gebied van supply chain management en voorraadbeheer. Met zijn scherpe analytische vaardigheden weet hij vraag en aanbod juist op elkaar af te stemmen. Hij houdt zich graag bezig met het ondersteunen van bedrijven op dit gebied. Hierbij zal hij altijd doorzetten tot het gewenste resultaat is bereikt.